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95%以上实习生的第一个跟头都栽在邮件上

在日常生活中,大家习惯于用微信来沟通、交流,很少用到到邮件。

但在职场中,邮件是一个非常重要而强大的办公必备工具,不仅可以完成工作上的沟通交流,还可以轻松搞定资料的分发、行程安排等各种事项。

更重要的是,邮件能长期留存,查找也很方便,而且是很多追溯很多工作内容和沟通经过的留底

所以,实习生的职场第一课,就是要学会如何正确而优雅地使用商务邮件。

看上去很简单?但其实,绝大部分实习生在刚刚开始实习的时候,都会犯各种各样的错误!

错误一 | 邮件主题不明确

发邮件之前要明确目的,也就是为什么要发这封邮件。如果提笔就写,会导致主题不聚焦,后续需要更多的时间来修改邮件或进行沟通。

所以在动笔之前多想想,自己要通过邮件传递什么,收件人又需要做些什么回应

相比学校里的邮件,职场中的邮件沟通主题更多样化一些,包括提交报告、询问信息,约定会谈时间,邀请参加活动,会议备忘录,日程计划,资源协调等等。而不同类型的邮件会有不同的用语和注意事项。

合格的邮件主题需要清晰、简明扼要、目的明确,要让收到的人一看到主题就能知道你想要他/她干嘛。

这两个例子的对比就很明显了,下面这封邮件的主题其实是缺乏信息的,收件人也并不能直观知道这一封邮件的目的和结论是什么。而第一封邮件在邮件主题中补充了邮件的主要内容和时间这两个信息,既能节省效率还能方便日后查询。

针对不同类型的邮件,给大家一些建议:

  • 信息同步直接把基本结果写上去吧,外加这个信息的目的是什么

  • 会议邀请:直接把会议的主题、时间、地点写在标题上

  • 决策建议把需要回复的时间写进主题,比如“请星期五之前回复”,提高紧迫感

  • 寻求信息需要收件人提供信息的,你在后面加个“咨询” 两个字,比如"XXX数据咨询”

错误二 | 邮件内容不清晰

终于可以写邮件正文了,但实习生刚刚开始写的邮件内容其实是非常混乱的。规避这一点的要点就是要用尽量少的字来表达核心的意思。一封合格的商务邮件,一定会在第一句话中就开门见山说清楚这封邮件的目的或结论,后续再展开说具体的细节。

如果觉得自己的写邮件总是逻辑不清楚,可以采取金字塔式的结构。文章条理不清很多时候与写作风格(即遣词造句的方式)无关,却同文章的结构,也就是句子的组织顺序有关(不管句子本身写得是好是坏)。

最清楚的顺序就是先提出结论,然后再提出支持结论的论据,这就是金字塔结构的写作方式,可以不断“自上而下”地向读者传递信息。

此外,还有两个小技巧能帮助我们把商务邮件的正文写得简明又清晰,那就是善用表格和项目符号

邮件开头开门见山之后,具体的内容呈现上能够用表格用表格、不能用表格的也要用项目符号。

大部分人发邮件都是眉毛胡子一把抓,和平时说话一样把所有内容全写在一起而不分开(哪怕有分段,但是还是看不清)。这样产生的问题是信息极其不清晰,没有层次感,别人抓不住重点而错过重要的信息。

表格和项目符号的作用就是能够帮你理清思路、理清结构,看邮件的人也一清二楚。

错误三 | 发送之未检查

对于很多人来说,邮件可能是他们实习或工作的第一个成果。如果这个成果里有大量的错别字或者其他的低级错误,那么必然会留下不好的印象。

完成邮件正文之后并不意味着这项工作的结束,一定要再检查、核对相关信息,特别是对于一些带有机密信息的邮件。

以下几个部分最好依次检查一遍

  • 标题是否合理

  • 收件人(包括cc、bcc)邮箱是否正确

  • 邮件正文是否表达清楚

  • 是否有错别字、拼写错误、语法错误

  • 附件是否上传成功

  • 是否使用了邮件签名

  • 会议邀请的日期和地点是否正确

  • ……

确定以上细节都没有问题了,再发送也不迟。

学习邮件写作的最好方式就是在工作中不断积累。有了方法论,再加上不断地练习,相信你会越来越得心应手。

在日常生活中,大家习惯于用微信来沟通、交流,很少用到到邮件。

但在职场中,邮件是一个非常重要而强大的办公必备工具,不仅可以完成工作上的沟通交流,还可以轻松搞定资料的分发、行程安排等各种事项。

更重要的是,邮件能长期留存,查找也很方便,而且是很多追溯很多工作内容和沟通经过的留底

所以,实习生的职场第一课,就是要学会如何正确而优雅地使用商务邮件。

看上去很简单?但其实,绝大部分实习生在刚刚开始实习的时候,都会犯各种各样的错误!

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