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瑞士成立“反PPT党”,如何避免让自己的PPT成为干垃圾?

最近一段时间,PPT的作用问题又突然进入了公共领域的话题讨论。

这大概是源于巴菲特老人家自己做的PPT被人传到网上,很多人看了之后表示无力吐槽:这硕大的字体、毫无章法的排版以及“文艺复兴风格”的配色,实在让人觉得,PPT真的是有点食之无味、弃之可惜了…...

看到这里,很多人都在问:PPT的作用是否被过于夸大?我们真的那么需要PPT吗?PPT在今天的各项工作中是否被滥用?

瑞士还成立了一个“反PPT党”(Anti-PowerPoint Party),他们声称瑞士410万雇员中11%的人日常工作和PPT有关,但其中85%的参与者是毫无意义的,估计PPT每年给瑞士经济造成大约21亿瑞士法郎(折合162亿人民币)的损失。

微信的产品缔造者张小龙也曾经吐槽,虽然自己一直受益于PPT,但很多PPT也确实存在“形式大于内容”的问题,未必能够起到很好的作用。

PPT的作用是否被夸大?这其实是一个非常好的问题。其实,最近也有很多不同行业的例子,在这些场景里,PPT的作用不仅能被充分发挥,并且能够有效的帮助表达。

首先来看几个正面例子

我们先来看一个最近发生的正面案例,但是是公共部门使用PPT的例子。

纽约州长以及团队每天都会召开新闻发布会,公布疫情和经济重启的信息。

据说,纽约州州长聘请了一个麦肯锡的团队来完成整个州的抗疫计划和经济重启计划。【点击进入传送门】不知道麦肯锡团队的人有没有帮他润色PPT,但至少从每一天PPT上的表达数据以及传递的信息来看,纽约州州长每天的新闻发布会的内容表达确实是很接近“麦肯锡”标准。比起其他一些信口开河的政客来说,这样的发布会内容的含金量就高了很多,堪称公共沟通的典范。

当然大家说的PPT首先可能想到的还不是政府层面,而是商业层面。最经典的例子就是苹果每年的发布会。

Steve Jobs最喜欢在PPT上放的一句话:one more thing...

不管是苹果的新品发布会,还是每年的WWDC,发布会背景都是极具苹果风格的PPT投影,风格统一、简约、明了,通过这种形式来展示苹果各种产品的特性、功能、亮点,还有产品的一些图片等;于是乎各大厂商纷纷效仿,现在几乎成了所有科技公司产品发布的惯例。

除了有形商业产品的发布以外,PPT在娱乐行业也被广泛使用,比如在大家非常熟悉的美国脱口秀,最早的这种脱口秀的形式都是主持人在干讲,没有任何视觉的辅助。但是,现在越来越多的节目开始使用PPT作为辅助工具来进行协助展示。早期,The Daily Show这样的节目仅仅使用屏幕左上方的小提示板来辅助。

现在,更多的节目把这一点用到了极致。Netflix有一个节目叫做《爱国者行动》中就是将PPT用到了极致,节目组把整个演播室的背景和地板都设置成屏幕,主持人Hasan讲的内容会通过PPT的方式呈现在背后,丰富了观众所接受的信息量,又形成了极其有冲击力的视觉效果。

你看,虽然大家很少会想到以上这三种情形,但这三个例子都是拿PPT作为展示手段的很成功的例子,它们都很好地将PPT的作用发挥到了极致并且十分有效地帮助了表达者传递信息。

你看,这些原本我们以为不需要用PPT的场景,都用上了PPT,而且效果还不错。但为什么,我们仍然觉得,在很多时候PPT的作用被夸大了呢?

PPT并非“万金油”

必须承认,PPT未必在所有场合都是最佳选择

不同的媒介,都有各自最适合承载的内容。PPT也不例外。

举个例子,如果我只是想讲一个很简单的故事,或是叙述一件并不复杂的事情,最佳的传播方式当然是口述。(这就是为什么,在视频流媒体时代,播客电台依然不过时)

如果我需要呈现一系列复杂的数据,而且不同数据之间存在一定的内在逻辑,选择用图表的形式就比用文字表达会更好。

如果我想呈现某一个瞬间的气氛,或者某一个人的神态的时候,一张照片的表达就是最为便捷,也最为传神的。比如下面这张获得2018年普利策奖的照片,无需任何文字的说明,图片本身就能讲出一个故事。

如果我是想展现一件动作,用一小段视频就是最好的方式。

没有哪一种表达形式永远都是最好的,关键是要找到这种表达方式最适合承载的信息内容类型。PPT也有它最适合呈现的场景和形式,一般来说其实就是辅助个人的表达和演讲,而且这个演讲和表达需要一定的视觉辅助。

所以说PPT的作用究竟有没有被夸大,功能有没有被滥用,首先取决于我们在什么场合使用它,这也就是我们刚刚所说的一个我们基本的理论:每一种信息都有它相对合适承载的载体和它相应的作用,PPT同理。不过,我们也不要用一种很传统和狭隘的思维去思考这个场景。在以前,谁能想到,其实政府的发布会、脱口秀节目,也都可以是让PPT大放异彩的。

PPT正确的打开方式

不过,即便是在一个正确的场合,如果真的想让PPT发挥出价值,关键还在于我们怎么用。我们认为,还是要满足三个条件的。

好,我们一个一个来说。

01:PPT不应该是演讲内容的完全再现

如果PPT演讲者的讲稿和PPT内容是完全一致的,观众看到和听到的内容并不存在任何的区别,就白白浪费了PPT本身存在的一个价值。

PPT上的内容和演讲者的口头内容应该是不同的,在演讲的过程中的PPT最主要起到两个作用。

第一个作用,是提示演讲进度。演讲者讲到哪个章节的哪个部分了,现在的主题是什么,这些都可以在PPT上呈现。对于观众来说,即使短暂地走神,也可以随时了解目前的内容进度,并回到演讲之中。就像苹果发布会上的演讲者从来不会完全复述PPT上的内容。

第二个作用,是突出关键,即我们所谓的“highlight”。在关键的数据和信息上,PPT能帮助演讲者把听众的眼球抓回,形成集中的关注。当真正最重要的信息在PPT上通过视觉的方式加以突出,整个演讲的效果也会大增。

当一份PPT做好了之后,演讲者应该有完全脱稿的职业素质,不要照着PPT去念。PPT的展示是存在进度和要求的,演讲的进度有一些高度巧妙的一些技法;比如演讲者应该先抛出一个观点,然后再出现PPT;PPT对演讲者来说应该是一个帮手,而不是内容的重复。

02:PPT本身不是一个最佳的文字载体

在office三件套里面,Word才是处理文字的,Excel是处理数据的,而PowerPoint是图文和数据的集合。如果我们只是堆砌文字,那为什么我们要用PowerPoint而不用Word呢?很多人做PPT,其实是把PPT做成了横版的Word文档,殊不知PPT本身并不是“文字友好”的载体。

人们观赏PPT很多时候是隔了一定的距离,大量高密度、小字体的文字其实天然是会带来阅读障碍的,所以PPT上不应该存在过多的文字。比如,下面这张就是一个典型的失败案例。

一页文字过多的PPT,完全失去了其作为PPT的意义

事实上,在麦肯锡这样的咨询公司里面,每一年的PPT培训都会非常强调:作为演讲者的PPT不应该文字太多,刚入门的职场新人制作出的PPT最被老板Challenge的一点就是他们的PPT过于冗长。

其实很多老板对PPT的字数都有严格的要求,包括行数字数,甚至是字号都是有标准的。而一年级分析师经常被challenge的点恰恰是PPT多于的“wordy”。

把文字做成幻灯片就要运用幻灯片本身的视觉优势,一个本身能用图形化表达的东西最后还是选择用文字来进行展示本身就是一种偷懒的行为。即便呈现一些简单的文字也适用大字报这种很有视觉冲击力的方式去呈现。

一页优秀的PPT上不需要过多文字,也能直观表意

同时,PPT的转场之间也有很多讲究,一个PPT跟下一页PPT之间能够运用到一些比较巧妙的渐变关系就能够很容易呈现出一些特别信息,如果演讲者通过文字难以表达出来的一定要通过PPT来加以表达。

03:内容和视觉呈现方式同样重要

最后需要说明一点的是,使用PPT不应该仅仅满足于PPT本身传递信息的功能,应该思考PPT究竟能不能让所有的听众有一种更好的视觉体验

虽然对于PPT制作上来说这样的要求有点高,但PPT本质上就是一种观赏性的工具,当我们看完一场苹果发布会之后不会有任何困倦的感觉,但是当我们上网课的时候看到老师做的PPT就会觉得枯燥乏味。这个就涉及到我们该如何将PPT的制作能够上升到一种艺术感和美感的展现上。

比如,下面这张PPT,虽然只是展示一个简单的数据,但通过把数据和世界地图相结合,数据一下子就“活”了起来,同时让图表具有了没敢。

所以,PPT的作用并没有被夸大,最关键的问题在于很多人不知道应该在什么场合中,用什么方法去使用PPT。究竟该如何正确地使用PPT是演讲者需要考虑的问题,而不是简单得出PPT无用论。

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